POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTEGRA CAPITAL S.A.S.
I. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento del mandato legal consignado en los artículos 26 y 27 del Decreto 1377 de 2012, la empresa INTEGRA CAPITAL S.A.S., en adelante INTEGRA CAPITAL S.A.S., con NIT. 901.830.914-6, ha decidido implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la Política), la cual establecerá los procedimientos internos de INTEGRA CAPITAL S.A.S. relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía, plasmando las reglas aplicables al tratamiento de datos personales, para que estos puedan conocer los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia en el giro ordinaria de su objeto social, especialmente en la recolección, el manejo, la actualización, la rectificación , revocación y en general, el tratamiento de los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Como quiera que La Política se construyó y diseñó a partir de normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, es obligatoria para INTEGRA CAPITAL S.A.S., todos sus empleados, trabajadores, directores de todos los niveles, y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales, en cualquiera de sus modalidades sobre los que INTEGRA CAPITAL S.A.S. tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
II. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS
A efecto de comprender, interpretar y aplicar La Política, se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
En relación con el tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y empleados, INTEGRA CAPITAL S.A.S. asumirá las calidades de Responsable y Encargado para el tratamiento de los respectivos datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.
III. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INTEGRA CAPITAL S.A.S. almacena y utiliza los datos personales que recopila en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades legítimas, de conformidad con lo establecido en la ley:
a) Registro de sus clientes, distribuidores, proveedores, y contratistas de los distintos tipos de negocio.
b) El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y contratistas, de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos y servicios, información de productos y servicios, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción de los beneficiarios de servicios y bienes.
c) Para compartirlos o enviarlos a terceros, con quienes realice alianzas o contratos con las finalidades relacionadas con la ejecución de las actividades comprendidas en su objeto social; o a quienes les encargue el tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.
d) Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía
e) Seleccionar o vincular personal, administrar contrataciones, manejar relaciones laborales y cumplir las obligaciones derivadas de la misma, otorgar beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros; así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
f) Envío a distribuidores, proveedores, contratantes y contratistas información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos.
g) Envío a los clientes información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos, obras o servicios prestados.
h) Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, de ser necesario en la ejecución de actividades comprendidas en su objeto social, con sus consumidores, proveedores o contratistas.
i) Análisis de prospectiva con fines comerciales de consumidores, proveedores distribuidores y contratistas.
j) Para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del cliente.
k) Para el cumplimiento de las actividades relativas al objeto social, la prestación de los servicios que ofrece a sus clientes a través de los cursos, metodologías y dinámicas que imparte, para, entre otros aspectos, el mejoramiento de las finanzas personales.
Los datos personales serán conservados en las correspondientes bases de datos, ficheros o sistemas de información de INTEGRA CAPITAL S.A.S. por el periodo acorde con la respectiva finalidad para los cuales fueron recopilados y objeto de tratamiento.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales, contenidos en bases de datos, archivos, ficheros sistemas de información o similares de INTEGRA CAPITAL S.A.S., tienen derecho, de conformidad con las normas en la materia, a:
a) Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
b) Emitir autorización para el tratamiento de sus datos personales.
c) Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relativos al tratamiento y contenido de sus datos ante INTEGRA CAPITAL S.A.S.
d) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al encargado o responsable de sus datos personales.
e) Solicitar a INTEGRA CAPITAL S.A.S. prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
f) Obtener de INTEGRA CAPITAL S.A.S., respuesta a sus consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación o exclusión de sus datos personales; y de la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos, el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso, y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
g) Solicitar a INTEGRA CAPITAL S.A.S. la exclusión de sus datos personales, e información personal de sus bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares.
h) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal de bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares, a menos de que exista un derecho contractual específico.
V. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTEGRA CAPITAL S.A.S., adoptará los mecanismos físicos o tecnológicos necesarios que le permitan solicitar y obtener por parte del titular del dato su autorización, para su recolección y tratamiento.
La solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales por parte de INTEGRA CAPITAL S.A.S. deberá ser libre y expresa y contener:
a. La identificación del responsable del tratamiento.
b. Los datos objeto de recolección.
c. La finalidad de la recolección y del tratamiento que se le impartirá a los datos.
d. Los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales.
e. Si se van a recopilar datos personales sensibles se deberá indicar de forma expresa que su entrega no es obligatoria ni supeditar la prestación de un servicio venta de un bien a su entrega e indicar la finalidad correspondiente.
VI. DEBERES DE INTEGRA CAPITAL S.A.S EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTEGRA CAPITAL S.A.S. tiene los siguientes deberes en la ejecución de La Política, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos establecen para el efecto:
a) Garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data.
b) Adoptar las medidas y procedimientos al interior de INTEGRA CAPITAL S.A.S. para que la empresa y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado.
c) Solicitar al titular de los datos personales autorización expresa para su tratamiento.
d) Conservar la autorización expresa de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad.
e) Atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales.
f) Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento.
g) Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
h) Regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales.
i) Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información.
j) Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventos en los que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
VII. DATOS SENSIBLES
De conformidad con la correspondiente definición contenida en el Capítulo II de La Política y en las correspondientes normas legales y reglamentarias, son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Por tanto, en principio, INTEGRA CAPITAL S.A.S. no requiere de información sensible de titulares para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, INTEGRA CAPITAL S.A.S. informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
En consecuencia, INTEGRA CAPITAL S.A.S. se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles de ser el caso.
La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de INTEGRA CAPITAL S.A.S.
VIII. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS
En principio, INTEGRA CAPITAL S.A.S. no requiere de datos personales de niñas o niños para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, INTEGRA CAPITAL S.A.S. informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
De requerirse, INTEGRA CAPITAL S.A.S. le imparte un tratamiento confidencial a la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y corresponden a aquellos de naturaleza pública, generales o que no sea posible identificar al titular, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia del interés superior que lo protege.
Los datos personales de niños y niñas, de requerirse, serán utilizados por INTEGRA CAPITAL S.A.S. garantizando que se utilizan para su óptimo desarrollo, respetando el interés superior del niño.
IX. CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES
La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto.
La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro correspondiente de INTEGRA CAPITAL S.A.S. con la anotación de la autorización previa del titular de la información; y para una finalidad legítima de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de trabajadores o empleados de INTEGRA CAPITAL S.A.S. de cualquier nivel, será considerado como falta grave, y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin indemnización de conformidad con lo que el Reglamento Interno de Trabajo disponga para el efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones civiles o comerciales que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de INTEGRA CAPITAL S.A.S., será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual sin perjuicio de las acciones civiles que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia. En los contratos con los proveedores o demás contratista de INTEGRA CAPITAL S.A.S. se incluirá la correspondiente cláusula, de conformidad con lo previsto en el presente párrafo.
X. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
10. 1. Generalidades
De conformidad con la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.
En consecuencia, al interior de INTEGRA CAPITAL S.A.S. se han diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:
I. En nuestras oficinas ubicadas en la Calle 116 No. 2 - 50 AP 102, Bogotá D.C.
II. A través del servicio de correo físico en la Calle 116 No. 2 - 50 AP 102, Bogotá D.C
III. En la dirección electrónica info@integramente.co
INTEGRA CAPITAL S.A.S. dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto.
Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos, en los términos establecidos en la ley, así:
10.2. El ejercicio del derecho de acceso
El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de INTEGRA CAPITAL S.A.S. el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer.
La solicitud será atendida por INTEGRA CAPITAL S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.
INTEGRA CAPITAL S.A.S. proporcionará toda la información que repose en sus bases de datos del Titular solicitante.
10.3. Presentación de reclamos
El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de INTEGRA CAPITAL S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo de INTEGRA CAPITAL S.A.S., podrán presentar un reclamo ante esta compañía, el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas:
Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por i) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por INTEGRA CAPITAL S.A.S. y contener, al menos, la siguiente información:
• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Si el reclamo no cumple con los requisitos señalados, INTEGRA CAPITAL S.A.S. requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información necesaria, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El reclamo será atendido por INTEGRA CAPITAL S.A.S. en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.
Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.
XI. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONSULTA Y RECLAMOS
El departamento o persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, así como de la vigilancia del cumplimiento de la presente política y de las normas en la materia, que se designa en esta oportunidad para ese efecto es Ivonne Casado, correo electrónico info@integramente.co, teléfono 3115395457, ubicado en la Calle 116 No. 2-50 AP 102, Bogotá D.C.
La presente Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos de la entidad INTEGRA CAPITAL S.A.S. se expide en su gerencia.
Representante Legal
INTEGRA CAPITAL S.A.S.